Sistema de stock para distribuidoras: depósito, listas de precios, pedidos y reparto conectados
Un sistema de stock para distribuidoras conecta lo que hay en el depósito con los pedidos que toman los vendedores, la lista de precios de cada cliente y la hoja de reparto del día. Así no se vende lo que no hay y el camión sale cargado con lo que corresponde.
Un sistema de stock para distribuidoras conecta tres cosas que en la mayoría de las distribuidoras viven separadas: lo que hay en el depósito, los pedidos que toman los vendedores y lo que sale en el camión. Cuando están conectadas, el vendedor no promete lo que no hay, el depósito arma lo que se vendió y el chofer entrega lo que figura en la hoja.
En este artículo te cuento cómo lo pienso para una distribuidora de alimentos, bebidas, limpieza o golosinas: qué tiene que hacer, quién lo usa y por dónde conviene arrancar.
El problema no es contar cajas, es que cada uno cuenta las suyas
En una distribuidora el stock lo tocan muchas manos. El que recibe la mercadería del proveedor, el que arma los pedidos, el vendedor que promete entregar el jueves y el chofer que vuelve con un cajón rechazado. Si cada uno anota en su cuaderno, su planilla o su chat de WhatsApp, el número del depósito nunca coincide con el de la planilla.
Y el problema aparece donde más duele: el vendedor toma un pedido grande de un supermercado de barrio, el depósito no tiene, se entrega incompleto y el cliente le compra lo que falta a otro. Por eso un sistema de stock para una distribuidora no es una planilla más linda. Es un solo lugar donde cada movimiento se anota una vez, en el momento en que pasa.
Quién usa el sistema y para qué
| Quién | Qué hace en el sistema | Qué gana |
|---|---|---|
| Depósito | Registra lo que entra de proveedores, arma los pedidos y anota faltantes | Una lista de preparación clara por camión, sin papelitos |
| Vendedor en la calle | Ve el stock real y la lista de precios del cliente, carga el pedido | No promete lo que no hay ni pasa un precio viejo |
| Chofer o repartidor | Ve su hoja de ruta, marca entregado, rechazado o devuelto | Vuelve con todo anotado, sin rendir de memoria |
| Dueño o encargado | Mira ventas, faltantes, deudas y qué producto se mueve | Decide compras con números y no con intuición |
Listas de precios por cliente sin volverte loco
Una distribuidora casi nunca tiene un solo precio. Está la lista para kioscos, la de almacenes, la de mayoristas chicos, los descuentos por volumen y el acuerdo especial con ese cliente que compra todas las semanas. Cuando todo eso vive en la cabeza del vendedor, cada uno cobra distinto.
En el sistema, cada cliente tiene asignada su lista y el pedido se arma con esos precios. Cuando aumenta un proveedor, actualizás la lista desde un panel y el cambio llega a todos los vendedores en el momento, sin mandar un PDF nuevo por WhatsApp. Si además querés que tus clientes te pidan solos, sin pasar por el vendedor, lo conté en portal de pedidos mayoristas.
Cambiar muchos precios sin depender de nadie
En otro rubro, hice para Boca de Lobo, una parrilla con locales en Floresta y Caballito, una carta digital de más de 250 ítems con un panel propio: ellos cambian precios, platos y promociones solos, sin pedirme nada. Una distribuidora tiene más productos y varias listas, pero la idea es la misma: el que conoce los precios los actualiza, y todos ven el cambio al instante.
Ver el caso de Boca de LoboDel pedido al camión
La parte que más tiempo ahorra suele ser la del reparto. Con los pedidos del día cargados, el sistema arma la lista de preparación para el depósito y la hoja de ruta para cada chofer, agrupada por zona. El chofer la ve en el celular, marca cada entrega y anota lo que el cliente rechazó o devolvió. Cuando vuelve, el stock ya está corregido y el dueño sabe qué quedó pendiente de cobro.
Si trabajás con cuenta corriente, la deuda de cada cliente se ve antes de tomar el pedido. El vendedor sabe si conviene venderle más o primero cobrar lo que debe.
Por dónde conviene arrancar
No hace falta hacer todo junto. En las distribuidoras con las que charlo, este orden suele funcionar:
- Primero, el stock y los productos: un catálogo ordenado, con códigos, presentaciones y el depósito donde está cada cosa.
- Después, las listas de precios y los clientes: quién compra con qué lista y cuánto debe.
- Tercero, los pedidos de los vendedores: desde el celular, con stock real.
- Al final, el reparto: hojas de ruta, entregas y rechazos.
Si querés sumar clientes nuevos
Ordenar el stock y el reparto te deja tiempo para crecer. Para eso hice LeadsLocales, una plataforma propia que encuentra negocios de Argentina por rubro y zona, con sus datos de contacto públicos: sirve para armar la lista de almacenes, kioscos o restaurantes de una zona nueva antes de mandar al vendedor.
Trabajo solo y a distancia desde Buenos Aires, con videollamadas y avances que ves por link; si tu distribuidora está en Quilmes o zona sur, nos podemos ver en persona. Si dudás entre seguir con planillas o pasar a un sistema, escribí sobre eso en de Excel a sistema: cuándo conviene. Y si tenés un local de venta al público además del depósito, mirá el sistema de punto de venta con control de stock.
Preguntas frecuentes
¿Reemplaza a mi sistema de facturación?
No hace falta. Si ya facturás con un sistema o con tu contador, el de stock se encarga de lo que pasa antes: qué hay, qué se vendió, qué se carga y qué se entregó. Después vemos juntos cómo pasar los pedidos a facturación sin cargarlos dos veces.
¿Los vendedores lo pueden usar en la calle?
Sí. Desde el celular ven el stock disponible y la lista de precios del cliente que están visitando, y cargan el pedido ahí mismo. Si en algún comercio no hay señal, el pedido se guarda y sale cuando vuelve la conexión.
¿Qué pasa con el stock que ya tengo en una planilla?
Lo pasamos. Antes de arrancar conviene hacer un conteo del depósito para empezar con números reales; después el sistema lleva cada entrada y salida.
¿Sirve si tengo más de un depósito?
Sí. Cada depósito tiene su stock y podés ver el total o el de cada uno. Las transferencias entre depósitos quedan registradas, así sabés dónde está cada cosa.
Si tenés una distribuidora y el stock del depósito nunca coincide con el de la planilla, escribime por WhatsApp al +54 9 11 6193-3176 o a contacto@facundocampo.com.ar. Contame cuántos vendedores y camiones tenés y cómo tomás los pedidos hoy, y te digo por dónde empezaría. Cotizo cada proyecto por separado; podés ver otros trabajos en [proyectos](/proyectos).