App de control de asistencia: fichar con el celular, horarios y horas del personal sin planillas

Una app de control de asistencia reemplaza la planilla en papel o el reloj de la entrada por algo más simple: cada empleado ficha la entrada y la salida desde su celular, en el lugar donde trabaja ese día, y vos ves en un solo lugar quién vino, a qué hora, qué turnos se cambiaron y cuántas horas hizo cada uno en el mes.

Es especialmente útil cuando el personal no trabaja siempre en el mismo lugar: un comercio con dos locales, una empresa de limpieza que manda gente a distintos edificios, una constructora con cuadrillas en varias obras o un restaurante con turnos partidos. Antes de entrar en detalle, una aclaración: todo lo que tenga que ver con leyes laborales y datos personales cambia según el país y el convenio, así que en cada decisión de ese tipo consultalo con tu contador o con un profesional.

Por qué la planilla de papel no alcanza

La planilla colgada en la pared tiene tres problemas. El primero, que se completa como se puede: alguien anota la hora a la que debería haber llegado, alguien firma por otro, alguien se olvida y lo completa el viernes de memoria. El segundo, que no viaja: si tenés gente en otro local o en una obra, la planilla llega a tus manos días después, si llega. El tercero, que a fin de mes alguien tiene que sentarse a sumar horas a mano y pasárselas al contador.

El reloj de tarjeta o el lector de huellas resuelve el primero, pero no los otros dos. Y no sirve para la cuadrilla que arranca directo en la obra o para la persona que hace la limpieza en tres edificios distintos en el día.

Qué tiene que tener una app para fichar

Lo básico, pensado para el empleado que ficha apurado y para el dueño que mira una vez por día:

• Fichar en un toque: entrada, salida y, si corresponde, salida y vuelta del descanso. Nada más en la pantalla.
• Saber dónde se fichó: con un QR pegado en cada local u obra, o con la ubicación tomada solo en el momento de fichar.
• Turnos cargados: cada persona ve su horario de la semana y vos ves quién falta o llegó tarde contra ese horario.
• Cambios y francos: el pedido de cambio de turno o de franco queda registrado y lo aprobás vos, en vez de enterarte por un audio.
• Ausencias con su motivo: enfermedad, vacaciones, licencia o sin aviso, con lugar para adjuntar un certificado si hace falta.
• Resumen de horas por persona: para el período que quieras, listo para mandárselo a quien liquida los sueldos.

QR, ubicación o tablet fija: cómo saber que fichó donde dice

Es la primera pregunta de todo dueño, y hay más de una respuesta. La más simple es un QR impreso en cada lugar de trabajo: el empleado lo escanea para fichar, y el sistema sabe en qué local u obra está. La segunda es tomar la ubicación del celular solo en el momento de fichar, útil cuando los lugares cambian seguido. La tercera es una tablet fija en la entrada, donde cada uno ficha con su código; sirve para el que no quiere usar su teléfono.

Con cualquiera de las tres, la regla que propongo es la misma: registrar solo lo necesario para saber que la persona estaba en su lugar de trabajo, y que el empleado sepa qué se guarda. Sobre qué podés pedir y qué no, otra vez: consultalo con tu contador o un profesional laboral.

Opciones para controlar la asistencia

Lo que cambia para el empleado

Una app de asistencia no tiene por qué ser una herramienta de desconfianza. Bien hecha, al empleado también le sirve: ve su horario sin preguntar, pide un cambio de turno por escrito en vez de por un mensaje que se pierde, y puede consultar sus horas del mes si tiene una duda con el recibo.

Eso ayuda a que la usen. Cuando el sistema solo sirve para que el dueño controle, la gente busca la forma de esquivarlo; cuando también le resuelve algo, ficha sin que nadie se lo recuerde. Si además tenés técnicos o personal que visita clientes, la asistencia se puede sumar a la app para técnicos de servicio, para que fichen y registren el trabajo desde el mismo lugar.

Cómo lo armamos

Arrancamos por cómo trabaja tu equipo hoy: cuántos lugares, qué tipo de turnos, cómo pedís los cambios y qué le mandás al contador a fin de mes. Con eso armo una primera versión solo con el fichaje y el resumen de horas, la usan un mes y después sumamos turnos, francos o ausencias. Los registros quedan guardados con copias de seguridad, como conté en copias de seguridad de tu sistema.

Trabajo a distancia desde Buenos Aires, con videollamadas y avances por link, y si tu empresa está en Quilmes o zona sur nos podemos ver en persona. Cotizo por proyecto.

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