Sistema de gestión para haras: fichas de caballos, servicios, pensiones y gastos en un solo lugar
Un sistema de gestión para haras guarda la ficha de cada caballo, el calendario de servicios, preñeces y partos, las pensiones de caballos de terceros y los gastos de cada animal. Así sabés qué le cobrás a cada dueño y qué le cuesta al haras cada caballo.
Un sistema de gestión para haras junta en un solo lugar la ficha de cada caballo, el calendario de servicios, preñeces y partos, las pensiones de caballos de terceros y los gastos de cada animal. La pregunta que responde es simple y en muchos haras no tiene respuesta rápida: ¿cuánto me cuesta este caballo y cuánto le tengo que cobrar a su dueño este mes?
No tengo un haras ni crío caballos. Soy desarrollador y monto los fines de semana como alumno de escuela en un club, así que conozco el olor del box y el ritmo de los que trabajan con caballos. Desde ese lugar te cuento qué tiene que tener un sistema así y qué conviene dejar afuera.
El problema no es la falta de datos, es que están desparramados
En un haras la información existe. Está en el cuaderno del encargado, en la libreta del veterinario, en las facturas del forraje que quedaron en una carpeta, en los audios de WhatsApp con el dueño de una yegua en pensión y en la cabeza de quien estuvo en el último parto.
El día que alguien pregunta “¿cuándo se sirvió la yegua tordilla?” o “¿cuánto gastamos en herrajes en el invierno?”, hay que reconstruir la historia. Y cuando se va un empleado que llevaba todo de memoria, una parte de esa historia se va con él.
¿Qué guarda la ficha de cada caballo?
La ficha es el centro del sistema. Todo lo demás (servicios, gastos, pensiones) se cuelga de ella:
- Identidad: nombre, pelaje, sexo, fecha de nacimiento, padre y madre, señas particulares y fotos actualizadas.
- Dueño: si es del haras o de un tercero, con sus datos de contacto y el acuerdo de pensión que tiene.
- Sanidad: vacunas, desparasitaciones, análisis, visitas del veterinario y tratamientos, con aviso cuando se acerca la próxima.
- Cascos y dientes: cada visita del herrador y del dentista, para saber cuándo toca de nuevo sin buscar en el cuaderno.
- Movimientos: en qué potrero o box está y si salió a una exposición, a una venta o a otro campo.
Servicios, preñeces y potrillos
Para un criadero, la temporada de servicios es el momento de más desorden. Cada yegua tiene su historia: con qué padrillo se sirvió, si fue monta natural o inseminación, qué dijeron los controles de preñez y cuándo se espera el parto.
El sistema lo lleva como una línea de tiempo por yegua. Cargás el servicio y te propone las fechas de los controles; cargás el control positivo y te calcula la fecha estimada de parto. En el tablero ves qué yeguas paren en las próximas semanas, para que el encargado sepa a cuáles mirar de cerca. Cuando nace el potrillo, se crea su ficha ya enlazada con la madre y el padre, sin cargar nada dos veces. Si das servicio a yeguas de afuera, el mismo registro te dice qué se cobró y qué falta.
Pensiones: lo que se cobra fijo y lo que se cobra aparte
| Concepto | Cómo se carga | Qué ve el dueño a fin de mes |
|---|---|---|
| Pensión mensual | Una sola vez, al dar de alta el caballo | El cargo del mes, sin que nadie lo escriba |
| Herrador o veterinario | Desde el celular, el día que vienen | Cada visita con su fecha y su detalle |
| Suplementos o ración especial | Como extra del caballo, mientras dure | Lo que se le dio y durante cuánto tiempo |
| Traslados | Al registrar la salida o la entrada | El viaje y a dónde fue |
| Medicamentos | Al cargar el tratamiento en la ficha | Lo que se usó, ligado al tratamiento |
Las reglas de cobro (qué incluye la pensión y qué va aparte) las definís vos. El sistema las aplica igual para todos.
Gastos por caballo: saber qué cuesta cada uno
Muchos haras saben cuánto gastan por mes en total, pero no cuánto les cuesta cada caballo. Con el sistema, cada gasto puede ir a un caballo puntual (la cirugía de un potrillo), a un grupo (la desparasitación de todo un potrero) o al haras en general (el alambrado). Lo que es de todos se reparte con el criterio que elijas.
Con eso aparecen preguntas que antes eran imposibles de contestar: qué le costó criar a un potrillo hasta la venta, si la pensión que cobrás cubre lo que gastás o qué yegua te está saliendo más cara que lo que produce. Son listas y totales claros, que podés bajar a una planilla si tu contador los pide.
Avisos a los dueños sin perder la tarde en el teléfono
El dueño de un caballo en pensión quiere saber cómo está. Mandarle una foto es fácil; lo que cansa es contestar uno por uno lo mismo. Desde la ficha, el sistema arma el mensaje (la novedad del herrador, el resumen del mes o el aviso de una vacuna) y vos lo mandás por WhatsApp con un toque.
Esa forma de avisar la armé en Mecohue, un petshop con veterinaria de Wilde: su sistema interno tiene turnos, caja y avisos por WhatsApp a un toque. El rubro es otro, pero la idea es la misma: el aviso sale armado y el que decide mandarlo sos vos. Si querés ver cómo encaja WhatsApp con un sistema, lo conté en integrar WhatsApp con tu sistema.
Del lado de los boxes: EQUIBOX
Mi trabajo más cercano al mundo del caballo es el cotizador 3D de EQUIBOX, una fábrica de boxes equinos y caballerizas de Berazategui. Ahí el cliente arma su caballeriza en 3D (medidas, modelo, paredes y accesorios), descarga la cotización en PDF y la pide por WhatsApp. Si tu haras está por ampliar boxes, en el blog de Estructuras 3D hay una nota sobre cotizadores de boxes y caballerizas desde el lado del fabricante.
Ver el caso EQUIBOXHaras, escuela o las dos cosas
Hay haras que además dan clases o tienen caballos de escuela. Esa parte tiene otra lógica (agenda de clases, alumnos, cuántas clases hace cada caballo por día) y la conté en sistema para escuelas de equitación. Las dos pueden vivir en el mismo sistema y compartir las fichas de los caballos.
Trabajo solo, a distancia desde Buenos Aires, con videollamadas y avances que ves por link; si el haras queda en zona sur, podemos vernos en persona. Arranco por lo que más te duele hoy, que suele ser la pensión o la temporada de servicios, y desde ahí sumamos. Cotizo por proyecto: podés ver otros trabajos en proyectos.
Preguntas frecuentes
¿Sirve si el haras tiene pocos caballos?
Sí. Con pocos caballos el problema no es el volumen, sino que todo depende de la memoria de una o dos personas. El sistema se arma con lo que usás de verdad y, si mañana sumás pensiones o yeguas de cría, se agrega esa parte.
¿Los dueños de los caballos en pensión pueden ver algo?
Si querés, sí: cada dueño puede tener un link para ver la ficha de su caballo, las últimas novedades y lo que se le cargó en el mes. Si preferís que todo pase por vos, el sistema queda solo para el haras y le mandás el resumen por WhatsApp o mail.
¿Se puede usar desde el celular en el campo?
Sí. La idea es que el encargado cargue una desparasitación o una novedad desde el box, con el celular, y no a la noche de memoria. Las pantallas de carga rápida se piensan para usarlas con una mano.
¿Reemplaza los registros oficiales de la raza?
No. Las inscripciones y los trámites ante la asociación de cada raza siguen por su canal. El sistema te ordena la información interna del haras y te deja los datos a mano cuando tenés que hacer esos trámites.
Si tenés un haras o un criadero y querés dejar de reconstruir la historia de cada caballo a partir de cuadernos y audios, escribime por WhatsApp al +54 9 11 6193-3176 o a contacto@facundocampo.com.ar. Contame cuántos caballos tenés y cómo cobrás las pensiones, y te digo por dónde empezaría.