Sistema para escuelas de equitación: clases, caballos, alumnos y cuotas en un solo lugar

Un sistema para escuelas de equitación junta en un solo lugar la agenda de clases, qué caballo monta cada alumno, cuánto trabajó cada caballo en el día y quién tiene la cuota al día. Reemplaza el cuaderno de la caballeriza, la planilla de cobros y la catarata de mensajes de WhatsApp de cada sábado a la mañana.

Lo escribo desde los dos lados: soy desarrollador y además monto los fines de semana como alumno de escuela en un club. Conté esa mezcla en desarrollador y jinete. Acá voy a lo práctico: qué tiene que resolver un sistema así y qué conviene dejar afuera.

Lo que se ve desde la montura

Como alumno, veo cosas que el dueño de una escuela vive todos los días. El mensaje de “¿mañana hay clase o se suspende por lluvia?” repetido por cada alumno. El cambio de horario que alguien pidió por WhatsApp y que nadie pasó al cuaderno. La pregunta de “¿con quién monto hoy?” mientras el profesor mira una lista escrita a mano.

Nada de eso es grave por separado. Junto, le come a la escuela horas que deberían ir a las clases y a los caballos. Y el que más lo sufre suele ser el dueño, que además de enseñar termina siendo secretario, cobrador y encargado de la agenda.

¿Qué tiene que resolver un sistema para una escuela de equitación?

Cuatro cosas, en este orden de importancia para la mayoría de las escuelas:

• La agenda de clases: grupales y particulares, por nivel, por profesor y por pista. Ver la semana de un vistazo y mover una clase sin romper otra.
• Los caballos: qué caballo va con qué alumno, cuántas clases hizo cada uno en el día y qué días descansa. El sistema avisa si querés poner a un caballo en una clase de más.
• Los alumnos: nivel, con qué caballos anda bien, contacto de un familiar y el historial de clases, para que cualquier profesor sepa con quién está hablando.
• Las cuotas: abono mensual o paquete de clases, cuántas le quedan a cada uno y quién está atrasado, sin tener que revisar transferencias una por una.

El caballo de escuela también tiene agenda

Esto es lo que no resuelve una agenda genérica de turnos. En una peluquería, el recurso es la silla; en una escuela de equitación, es un animal que se cansa, que tiene días buenos y malos y que no puede hacer cinco clases seguidas. El caballo noble que todos los principiantes quieren no puede estar en todas las clases del sábado.

Por eso el sistema lleva la carga de cada caballo: clases por día, días de descanso, si está en reposo por una lesión y cuándo le toca el herrador o el veterinario. Al armar la clase, te muestra qué caballos están disponibles y cuáles ya trabajaron suficiente. Si además tenés caballos en pensión, la parte de pensión y cuidados de cada animal la conté en sistema de gestión para haras.

Cuaderno y WhatsApp o un sistema propio

Avisos por WhatsApp sin escribir mensaje por mensaje

Los alumnos ya usan WhatsApp y no tiene sentido pelearse con eso. Lo que sí cambia es que el aviso sale del sistema con el texto armado: el recordatorio de la clase, la suspensión por lluvia o el aviso de que vence el paquete. Vos tocás un botón, se abre WhatsApp con el mensaje listo y lo mandás.

Eso lo hice para Mecohue, un petshop con veterinaria y peluquería canina de Wilde: su sistema interno tiene turnos, caja y avisos por WhatsApp a un toque. Una escuela de equitación tiene otras piezas, pero la necesidad es la misma. Si te interesa la parte de recordatorios, la desarrollé en recordatorios automáticos de turnos.

¿Y la web de la escuela?

El sistema es lo de adentro. Afuera, la escuela necesita que la encuentren: qué clases da, para qué edades, dónde queda y cómo se reserva la primera clase de prueba. Si todavía no la tenés, mirá lo que escribí sobre la página web para clubes hípicos; la web y el sistema pueden compartir la agenda para que la clase de prueba caiga directo en un hueco libre.

Y si la escuela está pensando en techar la pista o sumar boxes, en el blog de Estructuras 3D hay una nota sobre cotizadores de picaderos y pistas cubiertas, desde el lado de quien los fabrica.

Cómo lo armamos

Trabajo solo, a distancia desde Buenos Aires, con videollamadas y avances que ves por link. Si tu escuela está en Quilmes o zona sur, también nos podemos ver en persona, y si es en el club, mejor. Arrancamos por cómo funciona tu escuela hoy: cuántos profesores, cómo cobrás, cómo armás las clases. Con eso hago una primera versión con lo esencial, la usás un par de semanas y ajustamos.

Cada escuela es distinta, así que cotizo por proyecto. Podés ver otros trabajos en proyectos.

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