Sistema de turnos para talleres mecánicos: órdenes de trabajo y aviso cuando el auto está listo

Un sistema de turnos para talleres mecánicos ordena la entrada de autos según el tipo de trabajo, abre una orden por cada vehículo, le manda al cliente el presupuesto para que lo apruebe desde el celular y le avisa cuando el auto está listo para retirar. El resultado más visible es el que pide cualquier mecánico: que el teléfono deje de sonar para preguntar “¿ya está?”.

No es lo mismo que una agenda de turnos de peluquería. En un taller el auto no se va a la hora: se queda, a veces días, y en el medio pasan presupuestos, repuestos que no llegan y clientes que quieren saber.

Un auto en el taller, de punta a punta

Así se ve el recorrido con un sistema, paso a paso:

• El turno: el cliente pide turno contando qué le pasa al auto. Un service no ocupa lo mismo que un tren delantero o un diagnóstico de un ruido raro, y el sistema reparte la semana según eso, no por cantidad de autos.
• La recepción: cuando el auto entra, se abre la orden de trabajo con la patente, el kilometraje, lo que contó el cliente y fotos del estado en que llegó (ese raspón que ya tenía).
• El diagnóstico y el presupuesto: el mecánico anota qué encontró y qué hay que cambiar. El presupuesto sale de la orden y le llega al cliente por WhatsApp con un link.
• La aprobación: el cliente aprueba desde el celular, todo o una parte. Queda registrado qué aprobó y cuándo, antes de pedir un solo repuesto.
• El trabajo: la orden muestra en qué etapa está, qué repuesto se está esperando y qué mecánico la tiene.
• El aviso: cuando el auto está listo, sale el mensaje con el detalle de lo que se hizo. El cliente viene a buscarlo sabiendo qué va a pagar.
• El historial: todo queda guardado por patente. La próxima vez que entre, sabés qué se le hizo y cuándo.

El presupuesto aprobado por escrito te cuida a vos

La discusión más fea en un taller es la del mostrador: “yo no te autoricé a cambiar eso”. Pasa cuando la aprobación fue un llamado apurado o un audio que nadie guardó. Con el presupuesto aprobado desde un link, con fecha y hora, esa discusión no existe. Y si aparece algo nuevo cuando ya está desarmado, se manda un presupuesto adicional y el cliente lo aprueba igual que el primero.

Las fotos ayudan mucho: la pastilla gastada, la pérdida de aceite, la pieza rota. Un cliente que ve la foto entiende por qué tiene que pagar, y confía más en el taller. Si muchos presupuestos te quedan sin respuesta, en el blog de Estructuras 3D escribí sobre por qué los clientes no responden el presupuesto; es otro rubro, pero las razones se parecen bastante.

El recordatorio que trae al cliente de vuelta

Con el historial por patente, el sistema sabe cuándo le tocaría el próximo service a cada auto, por fecha o por los kilómetros que suele hacer. Un mensaje a tiempo (“tu auto ya está para el cambio de aceite, ¿te reservo un turno?”) hace que el cliente vuelva a vos en vez de ir a la estación de servicio más cercana. Es la forma más barata de tener trabajo los meses flojos.

“Mis clientes son de toda la vida y me llaman”

Perfecto: que te sigan llamando. El sistema no les obliga nada. Si alguien prefiere el teléfono, el que atiende carga el turno o la aprobación en la orden y listo. Lo que cambia es que vos tenés todo en un lugar y que al cliente que quiere el aviso por WhatsApp le llega sin que tengas que escribirlo.

Si lo que te interesa es más bien el control interno de los trabajos, lo conté en sistema de órdenes de trabajo. Para el link donde el cliente ve en qué etapa está su auto, mirá seguimiento de pedidos para clientes. Y si todavía no tenés web, escribí sobre la página web para talleres mecánicos.

Trabajo solo y a distancia desde Buenos Aires; si tu taller está en Quilmes o zona sur, paso a verlo. Arrancamos por turnos, órdenes y avisos, y lo demás se suma con el uso. Cotizo cada proyecto por separado.

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