Stock unificado entre la tienda online y el local: cómo dejar de vender lo que no tenés

Stock unificado quiere decir que tu tienda online y la caja del local descuentan del mismo número. Si alguien se lleva la última campera del perchero, la web deja de ofrecerla en ese momento; si alguien la compra online a la noche, a la mañana el vendedor ya sabe que no la puede vender.

Parece obvio, pero en muchos comercios el stock de la web y el del local son dos planillas distintas que alguien empareja cuando puede. Y el día que no puede, aparece el peor mensaje que puede recibir un cliente que ya pagó: “Perdón, justo se vendió en el local”.

Por qué se desfasan los números

El desfase no es culpa de nadie en particular. Pasa porque cada canal tiene su ritmo. El local vende de a uno y rápido, con el cliente esperando. La web vende a cualquier hora, incluso cuando el local está cerrado. Y en el medio hay cosas que no son ventas pero mueven el stock: un cambio, una devolución, una prenda que se manchó, un producto que se pasó a la otra sucursal.

Si esas cosas se anotan en un lugar distinto del que mira la web, tarde o temprano los números dejan de coincidir. Lo conté desde el lado de la caja en sistema de punto de venta con control de stock: el problema casi nunca es contar, es que haya un solo lugar donde se cuenta.

Qué tiene que resolver un stock unificado

No alcanza con que los dos canales “miren” el mismo número. Hay situaciones del día a día que hay que pensar de antemano:

• La venta del mostrador baja el stock al cobrar, no cuando alguien se acuerda de anotarla.
• El pedido online reserva el producto apenas se confirma, aunque todavía no se haya despachado, para que el local no lo venda.
• El pedido sin pagar libera la reserva después de un tiempo que vos definís, para que el producto no quede trabado.
• Los cambios y devoluciones vuelven al stock solo si el producto está para vender; si no, quedan aparte.
• Cada ajuste tiene un motivo: rotura, regalo, conteo. Así, cuando algo no cierra, sabés dónde mirar.
• Las sucursales y el depósito se ven por separado, aunque la web muestre el total o el de la sucursal más cercana.

El margen de seguridad para lo que se vende rápido

Hay productos que se venden tanto en el local que, entre que se cobra y se actualiza la web, puede colarse una venta online. Para esos conviene un margen: si quedan pocas unidades, la web los muestra como agotados o como “consultar disponibilidad”, y el último par se reserva para el mostrador.

Es una decisión comercial más que técnica. Algunos comercios prefieren no perder nunca la venta del que entra al local; otros, al revés. Lo importante es que la regla la elijas vos y quede escrita en el sistema, no en la cabeza de un empleado.

Dos planillas o un solo stock

Y si también vendés en Mercado Libre o en una plataforma

Muchos comercios tienen el local, una tienda en Tiendanube o Shopify y publicaciones en Mercado Libre. Cada uno lleva su stock, y el comerciante termina siendo el que los empareja a mano. Unificar no significa abandonar ninguno: significa que uno de ellos, o un sistema propio, sea el que manda, y que los demás se actualicen solos a partir de ahí.

Cuál conviene que mande depende de dónde vendés más y de qué tan cómodo te queda cargar productos en cada lugar. Comparé esas opciones en tienda online propia o Mercado Libre y Tiendanube. Si tu negocio vende más al por mayor que al público, la lógica cambia bastante; lo expliqué en sistema de stock para distribuidoras.

Cómo arrancar sin frenar el negocio

El orden que propongo: primero un conteo real de lo que vendés online, después la caja del local descontando del mismo stock, y recién después las reglas finas (reservas, margen, sucursales). Mientras tanto el local sigue abierto y la web sigue vendiendo.

Con el stock en un solo lugar, también ganás algo que no buscabas: saber qué se vende en cada canal. Eso abre la puerta a reportes de ventas para comercios que te dicen qué reponer y qué dejar de traer.

Trabajo a distancia desde Buenos Aires con videollamadas y avances por link; si tu comercio está en Quilmes o zona sur, podemos vernos en el local. Cotizo cada proyecto según lo que haya que conectar.

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